ERP-selectie: het traject van bedrijfsvraag tot besluit

In welke zeven stappen verloopt een ERP-selectie?

De volgorde werkt van bedrijfsvraag naar besluit. Het zwaartepunt ligt bewust vóór de demonstraties: rond stap één en twee af voordat u kandidaten bekijkt, anders onderbouwt u in de rest van het traject een keuze die al gemaakt was.

1. 1

   Bedrijfsvraag en kernprocessen vastleggen

   Begin bij de processen die het geld verdienen, niet bij een functielijst. Leg vast waar u als organisatie naartoe wilt, welke stappen vandaag knellen en welke uitzonderingen echt voorkomen. Bepaal ook welke daarvan verdwijnen zodra het proces verandert. Maak dat onderscheid voordat u eisen opstelt.

   Resultaat: een beschrijving van uw kernprocessen, de knelpunten daarin en de doelen die de nieuwe situatie moet halen.

   Betrokken: directie, procesverantwoordelijken en de financieel verantwoordelijke.

2. 2

   Eisen scheiden van wensen

   Een eis is iets waarzonder het bedrijf niet kan draaien. De rest is een wens. Scheid eisen van wensen en vergelijk kandidaten op vooraf vastgelegde criteria. Leid elke eis terug naar een bedrijfsdoel: volgens Gartner is een sterke aansluiting tussen ERP-initiatieven en de strategische doelen van de organisatie een duidelijke voorspeller van geslaagde ERP-initiatieven (Gartner, 2024). Leg eisen en prioriteiten in één overzicht vast, bijvoorbeeld met een business requirements scan.

   Resultaat: een lijst met eisen en wensen op volgorde van belang, gekoppeld aan de processen uit stap 1.

   Betrokken: key users per proces, de financieel verantwoordelijke en IT.

3. 3

   Longlist opstellen op sector, omvang en architectuur

   Selecteer kandidaten op aantoonbare geschiktheid voor uw sector en uw omvang, niet op naamsbekendheid. Kijk ook naar de architectuur: cloud, eigen beheer of een combinatie, en hoe een systeem past in uw bestaande koppelingen. Neem ook systemen mee die u niet kent, naast de namen die al op tafel lagen. Welke soorten er zijn, leest u bij ERP-systemen vergelijken; wat er per sector speelt, bij ERP voor productie, ERP voor groothandel en ERP voor dienstverlening.

   Resultaat: een longlist die op feiten is samengesteld, waarbij u per kandidaat weet waarom die erop staat.

   Betrokken: het projectteam, met IT voor de vragen over architectuur en koppelingen.

4. 4

   Van longlist naar shortlist met een RFI of RFP

   Stuur de kandidaten een RFI of RFP waarin u uw kernprocessen beschrijft en concrete procesvragen stelt. Vraag niet of een systeem retouren ondersteunt, maar hoe het een retourzending met gedeeltelijke creditering verwerkt. Stel elke kandidaat dezelfde concrete vragen en leg de antwoorden naast elkaar. Spreek daarnaast referenties die u zelf kiest, bij voorkeur in uw eigen branche, en niet alleen de referenties die de leverancier aandraagt.

   Resultaat: een shortlist die is onderbouwd met de antwoorden op uw eigen procesvragen en met referentiegesprekken.

   Betrokken: het projectteam stelt de vragen op, key users beoordelen de antwoorden.

5. 5

   Demonstraties op uw eigen scenario's

   Laat leveranciers niet hun standaarddemonstratie geven. Geef ze uw eigen orders, uw eigen uitzonderingen en uw eigen maandafsluiting, en let op waar de standaard ophoudt en maatwerk begint. Maak notities per proces in plaats van per systeem, en vergelijk achteraf per proces in plaats van op een algemene indruk. Vraag ook wat het systeem niet goed kan en waar de grenzen van het systeem liggen.

   Resultaat: per proces een vergelijking van wat elke kandidaat standaard kan en waar aanpassing nodig is.

   Betrokken: de financieel verantwoordelijke en de operationele gebruikers, niet alleen IT.

6. 6

   Partner apart beoordelen en de kostenopbouw vergelijken

   Systeem en partner zijn twee aparte besluiten. Beoordeel de partner daarom los van het pakket. Toets de beschikbaarheid van consultants, ervaring in uw sector en hoe zij omgaan met tegenvallers, en vraag naar een traject dat moeizaam liep. Vraag bij elke offerte naar de opbouw: licenties, implementatie, datamigratie, training, verandermanagement en een post voor onvoorzien. Hoe u een kandidaat toetst voordat u tekent, leest u bij ERP-implementatiepartner kiezen.

   Resultaat: per kandidaat een beoordeling van de partner en een kostenopbouw die u naast die van de andere kandidaten kunt leggen.

   Betrokken: het projectteam, de financieel verantwoordelijke en de beoogde beheerder van het systeem na livegang.

7. 7

   Besluit vastleggen met de afwegingen en de stuurgroep

   Leg de eindkeuze terug naar de doelen uit stap 1, niet naar de functielijst. Leg vast waarom de keuze viel zoals hij viel, welke risico's bekend waren en welke aannames nog getoetst moeten worden. Gebruik dat document later om uit te leggen waarom bepaalde concessies zijn gedaan. Betrek de stuurgroep die de businesscase goedkeurde en leg het besluit daar ter goedkeuring voor.

   Resultaat: een vastgelegd besluit over systeem en partner, met de afwegingen, de bekende risico's en de open aannames.

   Betrokken: de stuurgroep, de directie en het projectteam.

ERP-selectie per sector

Leg voor uw sector vast welke eisen voor uw processen zwaar wegen. Per sector leest u wat er speelt, welke systemen er draaien en waarop u selecteert.

• Productie: toets in de maakindustrie of een systeem past bij uw productievorm: op voorraad, op order of projectmatig.

  ERP-selectie voor productiebedrijven

• Groothandel: toets in de groothandel of het systeem voorraad per locatie en prijsafspraken per klant tegelijk juist vastlegt.

  ERP-selectie voor de groothandel

• Dienstverlening: toets bij dienstverlening en onderhoud hoe het systeem de planning van mensen, de bestede tijd en de facturatie daarvan vastlegt.

  ERP-selectie voor dienstverleners

Waarop toetst u systeem en partner?

Per onderwerp stelt u twee verschillende vragen. Kunt u er maar één beantwoorden, dan kunt u op dat onderwerp nog geen besluit nemen.

Wanneer is een selectietraject nodig?

Niet elk ERP-vraagstuk vraagt om een selectie. Stel dat vooraf vast.

Verdieping per onderwerp

Beide besluiten hebben een eigen pagina, omdat er over allebei meer te zeggen is dan hier past.

Veelgestelde vragen

Wat houdt ERP-selectie in?

ERP-selectie is het traject waarin u vaststelt welk ERP-systeem en welke implementatiepartner passen bij uw processen, uw risico's en uw ambities.

Het traject eindigt met een onderbouwd besluit, niet met een voorkeur. De onderbouwing is het werkelijke product: die verklaart later waarom bepaalde concessies zijn gedaan.

Wat is een ERP-systeem?

Een ERP-systeem is standaardsoftware die de kernprocessen van een organisatie in één samenhangend geheel ondersteunt, zoals inkoop, voorraad, productie, verkoop en financiën. In Nederland wordt ook wel over een ERP-pakket gesproken.

Toets bij elke kandidaat hoe die samenhang voor uw eigen processen werkt.

Hoe kiest u de juiste ERP-implementatiepartner?

Beoordeel de partner los van het systeem, op sectorervaring, beschikbaarheid van consultants en op hoe zij omgaan met tegenvallers in eerdere trajecten.

Vraag naar een traject dat moeizaam liep en naar wat zij daarvan hebben veranderd. Een partner die alleen successen kan noemen, heeft ofwel weinig gedaan, ofwel weinig geleerd.

Wat kost een ERP-traject?

Dat hangt af van uw omvang, uw aantal gebruikers en hoeveel er buiten de standaard valt. Kijk naast de licentie ook naar de kosten van de invoering en het maatwerk daaromheen.

Vraag daarom niet naar een bedrag maar naar de opbouw: wat zit er in de prijs, wat komt er per gebruiker bij, en wat valt onder meerwerk. Een offerte zonder die opbouw is niet te vergelijken met een andere.

Kunt u een ERP-selectie zelf doen?

Ja, mits u iemand vrijmaakt die de processen kent, de tijd heeft en geen belang heeft bij de uitkomst. Toets vooral die laatste voorwaarde kritisch.

De vraag is niet of u het kunt, maar wie de tegenspraak organiseert. Externe begeleiding is zinvol zodra die drie voorwaarden niet samenvallen.

Wat is het verschil tussen een RFI en een RFP?

Een RFI (request for information) is een verkenning: u vraagt leveranciers om algemene informatie over hun pakket, hun dienstverlening en de manier waarop zij uw kernprocessen ondersteunen. Met een RFP (request for proposal) beschrijft u uw eisen en scenario's en vraagt u om een concreet voorstel, met aanpak, planning en kostenopbouw.

Een RFI gebruikt u om van longlist naar shortlist te gaan, een RFP om de kandidaten op de shortlist op een concreet voorstel te vergelijken. Stel in beide gevallen procesvragen in plaats van vragen die met ja of nee te beantwoorden zijn.

Verder lezen over ERP-selectie

Deze pagina beschrijft het traject. De artikelen hieronder nemen er telkens één onderdeel uit en gaan daar dieper op in.

• Leveranciersbias herkennen voordat u tekent
• Vijf veelvoorkomende valkuilen bij ERP-selectie
• Business requirements scan als vertrekpunt
• Zeven criteria voor een onafhankelijke ERP-consultant
• Implementatiepartner kiezen: zeven criteria
• Wanneer is uw ERP aan vervanging toe?

Vergelijkingen die bij een selectie helpen

Gebruik deze artikelen als u tijdens een selectie pakketten naast elkaar legt, en toets daarnaast op uw eigen processen.

• AFAS en Exact: wat zijn de verschillen?
• Business Central en Finance & Supply Chain Management naast elkaar
• Van Microsoft Dynamics NAV naar Dynamics 365 Business Central